Cara Menulis Surat Resmi yang Baik dan Benar

BAHASA INDONESIA – 1

Cara Menulis Surat Resmi yang Baik dan Benar

Logo UG

Disusun Oleh :

Kelompok 14

3KA07

Omega Shintauly                     16113789

Zulfa Nur                                 19113678

UNIVERSITAS GUNADARMA

2015/2016

Cara Menulis Surat Resmi yang Baik dan Benar

surat1

Menulis surat resmi berbeda dengan menulis surat pribadi. Dalam surat resmi ada beberapa ketentuan yang harus diikuti. Selain itu, dari segi penggunaan bahasa surat resmi menggunakan bahasa baku dan efektif. Surat resmi biasanya banyak dipakai untuk keperluan instansi, organisasi, keperluan dinas, atau kepentingan antar perusahaan. Meski begitu surat resmi tidak harus selalu dibuat oleh kelompok, bisa juga dibuat oleh individu. Contoh surat resmi yang dibuat oleh individu adalah surat lamaran kerja, atau surat pengunduran diri dimana cara penulisan surat tersebut menggunakan format surat resmi yang berlaku dan bahasa yang digunakan merupakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Surat ini dibuat dalam berbagai kegiatan resmi seperti di sekolah, dinas atau di berbagai instansi pemerintah.

Pada paragraf di atas dapat diambil kesimpulan bahwa surat resmi merupakan surat yang digunakan dalam berbagai urusan resmi baik secara personal, instansi atau organisasi. Surat resmi biasanya dibuat untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak ke pihak yang lain. Fungsi dari surat resmi biasanya mencakup lima hal berikut; sebagai sarana pemberitahuan, buah pemikiran, permintaan, gagasan serta sebagai pedoman kerja. Meski saat ini sudah jarang digunakan dalam komunikasi pribadi karena sudah tergantikan dengan berbagai media lain yang lebih modern. Tetapi untuk kegiatan yang bersifat formal tentu dibutuhkan komunikasi lewat surat, karena bila menggunakan ponsel tentu terlihat tidak profesional sehingga akan ditolak. Berikut ciri-ciri dari surat resmi yang baik:

  • Surat resmi yang baik bila dikeluarkan oleh suatu organisasi biasanya menggunakan kop surat.
  • Terdapat nomor pembuatan surat, lampiran dan juga perihal dibuatnya surat tersebut.
  • Menggunakan ragam bahasa resmi yang berlaku di negara tersebut.
  • Dibuka dan ditutup dengan menggunakan salam yang biasa digunakan oleh kebanyakan orang.
  • Salah satu pertimbangan diakui atau tidaknya surat resmi adalah adanya cap atau stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Bila tidak ada cap, maka surat tersebut akan diragukan keasliannya.

 

Bagaimana cara menulis surat resmi yang baik dan benar? Berikut ini kami berikan format dan cara menulis surat resmi yang baik dan benar:

  1. Kepala Surat 

Menurut Kosasih (2003: 21), sesuai dengan namanya kepala surat terletak di bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi atau lembaga yang bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas sebagai berikut:

  • Nama instansi atau lembaga.
  • Lambang atau logo instansi atau lembaga.
  • Kode surat.
  • Nomor telepon; nomor faksimile.
  • Kode Pos.

 

  1. Tanggal Surat 

Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Perhafikan contoh penulisan tanggal surat berikut ini.

  • Bantaeng, 20 November 2013
  • 28 November 2013

 

  1. Nomor Surat

Setiap surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna sebagai berikut:

  • Memudahkan pengaturannya sebagai arsip.
  • Memudahkan penunjukan pad a waktu rnenqadakan hubungan surat menyurat.
  • Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.
  • Memudahkan kepada petugas kearsipan dafam menggolongkan atau mengklasifikasikan surat sesuai dengan sifat jenis surat untuk penyirnpanan.
  • Mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (balan maupun tahun).

 

 

  1. Lampiran 

Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan keterkaitannya terhadap isi surat. Kegunaan lampiran adalah sebagai berikut.

  • Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
  • Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis dilampiran atau tidak.
  • Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumentersebut sudah tersedia.

 

  1. Hal atau Perihal 

Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dalam surat, yang disebut hal. Menurut Kosasih (2003: 25), hal surat berarti soa! atau perkara yang dibicarakan dalam surat. Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul karanganbiasa, yakni sebagai berikut:

  • Judul ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik.
  • Berwujud kata atau frase, bukan kalimat.
  • Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh; Hal: Jadwal Ujian Sekolah
  • Hal dalam surat berguna sebagai berikut.
  • Mengetahui terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalan surat.
  • Penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara singkat, sebelum mengetahui secara keseluruhan isi surat.

 

  1. Penulisan Alamat pada Surat 
    Penulisan alamat pada surat ada dua macam, yaitu sebagai berikut:
  • Alamat Luar pada Sampul

Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk dalam menyampaikan surat kepada yang berhak menerimanya. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat sampul surat adalah sebagai berikut.

  1. Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.
  2. Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital,
  3. Penulisan alamat didahului kata kepada.
  4. Akhir singkatan yang terhorrnat menggunakan tanda titik (Yth.).

Contoh:
Kepada
Yth. Direktur PT Zakapedia
Jalan Bungung Barania 34
Bantaeng

  • Alamat Dalam pada Surat

Alamat dalam surat adalah alamat yang ditulis pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam amplop surat. Alamat dalam pada surat juga berguna untuk penunjuk langsung bagi si penerima, petunjuk bagi petugas kearsipan sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat, dan dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela. Ketentuan penulisan alamat surat bagian dalam adalah sebagai berikut:

  1. Tidak didahului kata Kepada.
  2. Menggunakan kata Yth.
  3. Menggunakan unit kerja.
  4. Nama tempat pada alamat dituju tidak didahului kata depan di.

Contoh:
Yth. Lurah
Kelurahan Jetis Jalan Samanhudi 14, Semarang

  • Cap Surat atau Stempel Surat

Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga rnaupunsurat dinas pemerintahan, cap harus dibubuhkan pada sebuah surat, karena cap juga merupakan tanda sahnya sebuah surat.

  1. Salam Pembuka 

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara tertulis. Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat, (Jianqan disingkat Dh. Atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Salam pembuka Assalamualaikum Wr. Wb. dipakai secara khusus antara kantor/lembaga yang bersangkut-paut dengan agama Islam.

Catatan:

  • Di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma (,). Ini sudah merupakan suatu kebiasaan dalam surat-menyurat Indonesia. Dalam surat-menyurat Amerika, di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda baca titik dua (:). Agaknya penulisan tanda baca di belakang salam pembuka surat, baik dengan koma maupun dengan titik dua, hanyalah menurut kebiasaan.
  • Salam pembuka Dengan hormat jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, sebaiknya dimasukkan ke dalam kalimat pertama pembuka surat (alinea pertama).

 

 

  1. Isi Surat 
    Isi surat umumnya terdiri atas tiga bagian, yaitu sebagai berikut.
  • Pembukaan: Pembukaan digunakan untuk menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Untuk itu digunakan kalimat-kalimat pembuka yang sesuai dengan maksud atau tujuan surat.
  • Untuk membahas atau membalas surat yang diterima, dipergunakan kalimat-kalimat pembuka, misalnya:  (menjawab) surat Saudara tertanggal 19 September 2012 No. 150/OBS1.2012, Dengan ini kami beri tahukan bahwa….
  • Untuk surat-surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, dan yang sejenis dengan itu, dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dengan ini kami beri tahukan bahwa….
  • Untuk menunjuk sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Berdasarkan hasil rapat para ketua jurusan pada tanggal 9 Juli 2013, dengan ini diberitahukan bahwa
  • Untuk menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat pembuka misalnya:Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 Mei 2013, SMA Negeri 2 Bantang akan mengadakan serangkaian acara sebagai berikut…

 

Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat. Oleh karena itu, ketika menulis surat kita harus memperhatikan hal-hal berikut ini.

  • Pastikan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya secara jelas.
  • Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.
  • Tulis maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.
  • Hindari pemakaian akronim dan singkatan-singkatan yang belum lazim.
  • Sebaiknya menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan, dan menarik.
  • Menghindari penggunaan kata-kata asing atau kata-kata daerah sehingga terasa keasing-asingan atau kedaerah-daerahan.
  • Memakai bentuk surat yang tepat atau cocok dan menarik.
  • Diketik serapi-rapinya,jangan membuat ketikan yang bertumpuk-tumpuk.
  • Ditulis dengan ejaan yang baik dan benar.

 

  1. Penutup Surat     
    Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas. Berikut contoh penutup surat sesuai dengan isinya :
  • Untuk mengucapkan terima kasih dapat dipakai kalimat-kalimat penutup; Atas perhatian Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas perhatian dan bantuan Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas kehadiran Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.
  • Untuk menunjukkan suatu kenyataan yang telah disebutkan sebelumnya, dapat dipakai kalimat-kalimat penutup, misalnya; Demikianlah harapan kami dan atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
  • Untuk menyatakan suatu harapan dapat dipakai kalimat-kalimat pembuka misalnya; Harapan kami, semoga kerja sama yang sudah baik ini dapat kita bina dan kita tingkatkan terus.
  • Untuk menyatakan sesuatu yang dinantikan dapat dipakai kalimat penutup, misalnya; Sambil menanti balasan Saudara, kami ucapkan terima kasih; Sambil menanti panggilan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

 

  1. Salam Penutup

Salam penutup surat dinas/formal pernerintahan dengan mencantumkan hal-hal berikut.

  • Nama jabatan (Kepala Sekolah, Kepala Dinas, dan sebagainya).
  • Tanda tangan.
  • Nama terang.
  • Nomor Induk Penduduk (NIP).

 

  1. Tembusan 

Tembusan adalah salinan-salinan surat yang’dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian bawah sebelah kiri. Contoh:     .

Tembusan kepada:

  1. Camat Tarakan Barat
  2. Lurah Kelurahan Karang Balik Tarakan Barat

 

  1. Bahasa Surat Resmi yang Baik dan Benar

Surat yang bersifat resmi atau dinas harus memperhatikan bahasa yang dipergunakannya. Bahasa surat resmi setidaknya memiliki dua syarat, yaitu bahasa baku, dan bahasa efektif (Suprapto, 2006:5).

  • Bahasa Baku

Bahasa surat harus menggunakan bahasa baku.. Pemakaian bahasa baku dapat dikenali dari beberapa unsur, antara lain dari penulisan (ejaan), pemakaian kata, dan struktur kalimat.

  • Bahasa Efektif

Bahasa surat yang baik memakai bahasa yang efektif.  Bahasa efektif ini dapat diketahui dan dikenali dari pemakaian kalimat sederhana, ringkas, tegas, dan menarik.

  1. Sederhana

Sederhana berarti lugas, mudah, tidak berbelit-belit.

  1. Ringkas

Kalimat yang ringkas lebih tegas dan mudah untuk dipahami.

  1. Jelas

Jelas berarti tidak meragukan, atau tidak menimbulkan salah paham.

  1. Sopan

Dalam surat-menyurat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa misalnya; Menggunakan kata-kata yang sopan/halus, Menggunakan kata sapaan atau kata ganti, Menggunakan kata-kata resmi (bukan sehari-hari).

  1. Menarik

Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan dapat berkesan bagi pembaca.

 

 

DAFTAR PUSTAKA

 

  1. http://www.pengertianahli.com/2013/11/cara-menulis-surat-resmi-yang-baik-dan.html
  2. http://sarungpreneur.com/contoh-dan-cara-membuat-surat-resmi/
  3. http://www.anneahira.com/cara-penulisan-surat-resmi.htm

4.   http://www.zonasiswa.com/2014/01/bagian-bagian-surat-penjelasan-contoh.html

Iklan
Pos ini dipublikasikan di Knowledge, Social. Tandai permalink.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s